Truyền thông nội bộ – chìa khóa thành công của đơn vị

Truyền thông nội bộ – chìa khóa thành công của đơn vị

Truyền thông nội bộ nên được hiểu theo hai khía cạnh. Một là để gắn kết những nhân viên trong đơn vị, giúp cho CBNV trong đơn vị đoàn kết, thấu hiểu từ chính cốt lõi bên trong. Truyền thông nội bộ không những là chất xúc tác gắn kết các nhân viên trong đơn vị mà còn giúp thương hiệu đơn vị lan tỏa nhanh đến khách hàng từ chính niền tự hào của nhân viên. Hai là truyền thông nội bộ là những hoạt động, quy trình nhằm giữ cho tất cả các thành viên trong một tổ chức được cập nhật, thấu hiểu các thông tin cần thiết, thông điệp và tầm nhìn hay là định hướng chung của tổ chức.

Ví dụ dễ thấy nhất là trong mùa dịch COVID-19 vừa qua, các bệnh viện sẽ cần phải thiết lập một số quy trình /quy định mới để phòng tránh dịch bệnh lây lan trong môi trường bệnh viện. Các quy trình đó có thể bao gồm việc đo nhiệt độ tất cả mọi người ra vào, lưu lại thông tin di chuyển, kiểm soát số lượng người nhà được thăm nuôi, quy định về đeo khẩu trang, rửa tay hay nhiều thứ khác. Và để mà việc thực hiện được hiệu quả thì các thông tin này cần được truyền thông rõ ràng rành mạch đến tất cả đội ngũ bác sĩ, y tá, hộ lý, nhân viên chăm sóc bệnh nhân, lao công, bảo vệ, thậm trí cả người bệnh và người chăm sóc bệnh hiện có mặt tại bệnh viên v.v… Từ đó mọi người chủ động, ý thức thực hiện để bảo vệ bản thân và cộng đồng.

Truyền thông nội bộ thật sự là một thách thức, đặc biệt với các tổ chức đông người. Hai thách thức lớn nhất thường thấy trong truyền thông nội bộ là:

Hạn chế về độ phủ:

Sẽ có rất nhiều lý do để chỉ 90-95% CBNV trong bệnh viện nhận được thông tin. Ở một số ngành khác và hoàn cảnh khác, ví dụ như là một chiến dịch giảm giá của tập đoàn thì ví dụ 5% không nhận được có thể sẽ gây ra việc một số khách hàng bực mình, giảm doanh thu và nhân viên đó bị kỷ luật nhưng ở môi trường y tế, việc thực thi chống dịch mà chỉ cần 5% đội ngũ không nhận được thông tin thì có thể phá vỡ quy trình, giảm hiệu quả thực thi và gây ra lây nhiễm và tạo ra hậu quả nghiêm trọng.

Vậy dù chỉ một nhóm rất nhỏ không nhận được thông tin, dù là thông tin gì cũng có thể để lại hậu quả nghiêm trọng hoặc những rắc rối không đáng có cho tổ chức. Vì vậy bộ phận truyền thông phải luôn cố gắng bằng mọi cách để mọi người có thể tiếp cận được thông tin.

Hạn chế về nội dung:

Ngay cả khi thông tin được truyền tải đến 100% nhân viên lúc này vẫn có thể có một vấn đề khác đó là mức độ hiểu và tiếp thu (và chấp hành) của các nhân viên. Ví dụ: nội dung truyền tải đi có 10 điều cần thực hiện nhưng vì lý do gì đó người đọc chỉ hiểu được 8/10 điều cần làm (người viết là chị giám đốc bệnh viện, người đọc là anh bảo vệ – cấp độ giáo dục và mức độ hiểu quy trình, tổng quát khác nhau) và với thói quen thụ động của nhiều người, họ sẽ không hỏi mà lại quay qua hỏi một người bảo vệ khác (mà cũng chưa chắc đã hiểu hết) hoặc đơn thuần là bỏ qua vì nghĩ nó không quan trọng. Sự hạn chế về thấu hiểu cũng sẽ gây ra các vấn đề lớn tương tự như nói ở trên trong môi trường y tế liên quan đến mạng người.

Vậy điều cần làm là gì để cải thiện chất lượng truyền thông nội bộ

Dưới đây là một số cách để bạn có thể đưa thông tin cần truyền tải đến toàn thể CBNV của đơn vị và nhận được phản hồi từ họ

1. Khi truyền thông nội bộ các nội dung quan trọng luôn cố gắng sử dụng TỐI ĐA TẤT CẢ các công cụ truyền tải để đảm bảo tất cả mọi người đều nhận được thông tin (tăng độ phủ). Các công cụ đó là:

+ Công văn điện tử:

Gửi thông báo qua email cho tất cả thành viên của tổ chức và nếu cần thì bật chức năng receipt, người nhận sẽ xác nhận là đã nhận được email (coi như bằng chứng).

+ Con người:

Họp với trưởng bộ phận của tất cả các phòng ban và thông báo lý do cũng như mục đích tại sao lại phải thực thi một việc gì đó. Như trường hợp đây là 10 bước cần làm để chống dịch COVID-19 lây lan trong bệnh viện. Trưởng bộ phận sẽ về thông tin đến tất cả thành viên trong phòng ban của mình thông qua các cuộc họp nhỏ bên dưới.

+ Công văn biên bản:

In thông báo và phát cho tất cả thành viên của tổ chức và đảm bảo mọi người đều nhận được một bản.

+ Thông báo:

In và dán ở trước cửa / bản thông báo của từng phòng ban.

+ Tin nhắn SMS / Zalo:

Một kênh phụ nếu cần thiết. Một số nhân viên như lao công, bảo vệ thường không có email, đôi khi lại là nhân viên theo ca, các thông tin kia có khi họ vẫn không thấy. SMS ngắn gọn nói rằng có thông tin quan trọng về quy trình chống covid-19 và họ cần gặp trưởng bộ phận để được thông báo.

+ Loa thông báo:

Một số bệnh viện có loa thông báo, có thể kết hợp thông tin và truyền thông cho tất cả nhân viên thông qua kênh này trong một số trường hợp cần thiết.

2. Nội dung truyền tải cần được viết một cách rõ ràng và chi tiết nhất có thể:

Ví dụ 10 điều cần làm thì 10 câu đều bắt đầu là 10 động từ với kết quả mong muốn rõ ràng cho hành động đó. Ví dụ: luôn đeo khẩu trang để phòng tránh lây lan qua không khí, luôn rửa tay trước và sau khi thăm khám bệnh nhân để chống lây nhiễm, hạn chế mỗi bệnh nhân một người thăm bệnh để giảm thiểu số người trong mỗi phòng bệnh, v.v…

Câu chữ trước khi đưa ra nên được tham vấn và hỏi ý kiến một vài nhân viên ở các cấp độ để xem tất cả mọi người đều có thể đọc và hiểu tốt.

Trong nội dung truyền tải luôn luôn nên có một số hotline/thông tin liên hệ của một người chịu trách nhiệm mà mọi người có thể gọi để hỏi khi họ có gì đó chưa hiểu.

3. Có cơ chế để khiến mọi người phải xác nhận là đã nhận thông tin và đồng ý là đã đọc hiểu, tạo một cảm giác có trách nhiệm với thông tin họ nhận được và hiểu rằng họ có thể bị liên đới trách nhiệm nếu đã hiểu rõ mà vẫn làm sai, một số cách có thể làm:

+ Danh sách ký tên xác nhận đã đọc hiểu và chấp hành của từng phòng ban

+ Xác nhận qua email bằng cách trả lời

+ Xác nhận qua SMS bằng cách trả lời SMS

+ Xác nhận từ trưởng bộ phận rằng tất cả nhân viên đã hiểu và sẽ chấp hành

Cách nào cũng được miễn là khi có sự cố xảy ra mỗi người đều hiểu rằng họ sẽ phải có trách nhiệm. Và qua đó giảm thiểu sự tắc trách hay hời hợt khi tiếp nhận thông tin.

Yhocvn.net

BÀI CÙNG CHỦ ĐỀ:
+ Xu hướng bệnh viện của tương lai sau cuộc cách mạng 4.0 và đại dịch

+ Cách để tăng tỷ lệ bệnh nhân quay lại với phòng khám, bệnh viện tư nhân

+ Marketing phòng khám, bệnh viện tư nhân và cách tính giá trị khách hàng trọn đời