Chia sẻ kinh nghiệm xây dựng hệ thống thông tin bệnh viện

Số hóa ngành y là một nhu cầu tất yếu trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay. Các bệnh viện dành nhiều nguồn lực cho việc xây dựng hệ thống thông tin y tế (HIS), bệnh án điện tử (EMR), số hóa lưu trữ truyền hình ảnh (PACS)….

1. Phân tích hệ thống, chuẩn hóa quy trình vận hành, quy trình chuyên môn trước hay hệ thống thông tin có trước.

Thông tin là một cấu phần quan trong quá trình vận hành của một bệnh viện. Rất nhiều sự kém hiệu quả, sai sót y khoa gây ra do những điểm nghẽn thông tin, hoặc sự chia sẻ thông tin không được thiết kế trước.

Lời khuyên là:

– Bước 1: Phân tích hệ thống vận hành, các khoa phòng chức năng, các quá trình phối hợp công việc chính, đặc biệt là các quy trình chuyên môn quan trọng, chủ lực.

– Bước 2: Phân tích các dòng chảy thông tin, nhu cầu thông tin, đầu vào đầu ra thông tin, ai khởi tạo, ai tiếp nhận… Đặc biệt là xác lập các “nghĩa vụ” cung cấp thông tin và “quyền sử dụng” thông tin một cách chính thức, và có quy chế được ban hành bằng văn bản. Nhận thức và thói quen của con người là vô cùng quan trọng ở bước này. Hệ thống thông tin sẽ bất lực khi không có thông tin! Cho nên phải đánh giá và có giải pháp thay đổi nhận thức thói quen con người ngay từ giai đoạn phân tích, thiết kế hệ thống.

– Bước 3: Data là tài sản, nhưng như thế nào là data và cái nào có giá trị thì cần phải có sự hiểu biết và tầm nhìn, cho nên các nhà chuyên môn y tế phải ngồi lại để thảo luận một bảng hệ thống hóa các loại dữ liệu master data, và cấu trúc data center mà bệnh viện mình cần phải có, cho hiện tại và tương lai (phục vụ cho việc khai thác phân tích sau này). Phải sẳn sàng cho sự lưu trữ và mở rộng trong tương lai (sẽ đến rất nhanh).

– Bước 4: Phân tích kỹ thuật hệ thống thông tin và hạ tầng thông tin. Thuộc về phần cứng, hệ thống bảo mật, an toàn, bảo vệ thông tin…

– Bước 5: Xây dựng các bản phát thảo hệ thống quá trình (process blueprint), và lập trình. Bản chất của phần mềm thông tin là số hóa dòng chảy thông tin, tự động hóa việc thu thập dữ liệu, truy suất báo cáo. Nên, phải chạy mô phỏng dòng chảy thông tin trên giấy trước khi số hóa, nếu không sẽ rất mất thời gian chỉnh sửa. Phải ngồi lại để đặt hàng các nhu cầu báo cáo, sàng lọc, ưu tiên các thể loại báo cáo…Các dự án CNTT “bỏ của chạy lấy người” nhiều là vì bước này không chịu làm trên giấy trước. Không chịu phân tích nhu cầu trước. Đụng đâu làm đó, tình huống phát sinh liên tục.

– Bước 6: Test từng module, đổ data, kết nối, chuyển data, test hệ thống, nghiệm thu từng phần…

– Bước 7: Quyết định thời điểm vận hành chính thức và chuyển đổi. Nên lưu ý rằng, chỉ vận hành chính thức khi CON NGƯỜI đã sẵn sàng.

– Bước 8: Khắc phục lỗi, và viết các hướng dẫn cho những lỗi thường gặp.

– Bước 9: Chuyển giao hệ thống cho bộ phận công nghệ thông tin của bệnh viện bao gồm cả phần mềm và phần cứng.

Trong 9 bước trên thì bước 1, 2, 3, 5 rất thường bị bỏ qua và đó là các bước rất quan trọng của của bệnh viện, quyết định 80% thành công của một dự án công nghệ thông tin để số hóa bệnh viện.

Bước 4 là bước người ta chú ý nhiều nhất, vì nó liên quan đến tiền nhiều. Thông thường mua cái gì đó hữu hình (cái máy, cái xe,…) cảm thấy sướng hơn cái thứ vô hình. Nhưng mà, hệ thống thông tin thì cái vô hình quyết định 80% sự thành công. Cho nên, nghịch lý là tâm trí thường dành nhiều thời gian sức lực cho cái 20% để rồi thất bại.

Những bước còn lại thuộc về chuyên môn công nghệ thông tin

Giống như xây một căn nhà, chủ nhà có thể không biết gì về kết cấu xây dựng, nền móng, bê tông cốt thép. Nhưng chủ là phải làm chủ ở các bước thuộc về thiết kế cái nhà mình, vì mình là người sử dụng nó trong tương lai.

Xin lưu ý rằng, xây dựng hệ thống thông tin không phải là trách nhiệm của Bộ phận công nghệ thông tin mà nó là một đại dự án tổng thể của bệnh viện, nó phải có một ban quản lý dự án với sự chỉ huy ít nhất là của một phó giám đốc. Và những người tham gia vào đây không phải là đại diện khoa phòng theo kiểu “mặt trận” mà phải là người có khả năng khảo sát, phân tích, xây dựng hệ thống.

Đừng nghĩ rằng hệ thống thông tin bệnh viện không liên quan gì với hệ thống quản lý chuyên môn của bệnh viện. Giá trị lớn nhất của hệ thống thông tin là nó có giúp các quy trình vận hành và quy trình chuyên môn hiện thức hóa được một cách hiệu quả hay không. Cho nên, khối chuyên môn rất cần thiết tham gia vào dự án thông tin ngay từ đầu, càng sớm càng tốt và đóng vai trò quyết định về master data, và các report.

2. Nên đánh giá gì khi lựa chọn một đơn vị xây dựng hệ thống thông tin?

Một đơn vị xây dựng hệ thống thông tin chuyên nghiệp đầu tiên là một đơn vị tư vấn quản lý chuyên nghiệp, nghĩa là phải giúp tư vấn cho bệnh viện làm bước 1, 2,3, 5 thật tốt? Nếu đơn vị nào không giúp được bệnh viện làm 4 bước 1,2,3, 5 tốt. Tôi khuyên các vị loại ngay lập tức cho dù họ lớn cỡ nào, đã làm bao nhiêu nơi.

Đương nhiên là làm với đơn vị “lớn”, nhiều kinh nghiệm thì giảm được cái rủi ro chính trị. Nhưng chuyện gì có thể xảy ra:

Rất nhiều đơn vị phần mềm họ chỉ lấy mẫu mà trước đó họ đã thực hiện rồi chỉnh sửa lại cho bệnh viện của bạn. Rắc rối chỉ thực sự ‘lòi ra’ khi họ đã rút và bạn đã chạy nhiều dữ liệu vào đó. Cả bộ phận công nghệ thông tin bệnh viện cuống cuồng khi rất nhiều thứ bạn cần, không có mà lại có rất nhiều thứ chả biết để làm gì…

Thước đo của một hệ thống thông tin chỉ thực sự hiệu quả khi:

– Các quá trình vận hành, các quá trình chuyên môn được hỗ trợ một cách hiệu quả. Giảm được rất nhiều các bước làm việc thủ công ghi chép. Dòng chảy thông tin liên tục, tức thời, sử dụng được, tin cậy, giảm được sức người, giảm chi phí vận hành, giảm được sự chờ đợi, giảm sai sót…

– Các báo cáo thông thường cần là có, và tức thời, mọi lúc mọi nơi.

– Dữ liệu luôn sẵn sàng, tin cậy, ít rác, ít phải tốn công làm sạch.

– Người dùng cảm thấy hài lòng vì nó dễ dùng và hữu ích.

Yhocvn.net (Trích theo Ths. Huỳnh Bảo Tuân)

BÀI CÙNG CHỦ ĐỀ:

+ Làm gì để tăng sự thoải mái cho người bệnh tại các cơ sở y tế

+ Xu hướng bệnh viện của tương lai sau cuộc cách mạng 4.0 và đại dịch

+ Cách để tăng tỷ lệ bệnh nhân quay lại với phòng khám, bệnh viện tư nhân

Bác sĩ