Mô hình quản lý kho tiên tiến tại các bệnh viện giảm thiểu lãng phí

Đó là cách làm của các bệnh viện tại Bồ Đào Nha và nhiều nước khác, mô hình “Quản lý kho tiên tiến”, tiếng Anh là “Advanced Warehouses” (AW) đã giúp quản lý hiệu quả hệ thống cung ứng hậu cần để không gây lãng phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ được cung cấp.

Cũng giống như nhiều nước khác, tại Bồ Đào Nha, đã có sự gia tăng chi phí trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe do già hóa dân số, do nhu cầu về dịch vụ chăm sóc sức khỏe của người dân và do ứng dụng công nghệ mới của các bệnh viện ngày càng tăng. Do đó, một yêu cầu đặt ra đối với công tác quản trị bệnh viện là cần phải giảm chi phí chăm sóc, bằng cách quản lý hiệu quả hệ thống cung ứng hậu cần để không gây lãng phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ được cung cấp.

Một giải pháp quan trọng đã được triển khai tại các bệnh viện ở Bồ Đào Nha, đó là “quản lý kho tiến tiến” (Advanced Warehouses, viết tắt là AW) sử dụng cả 3 hệ thống bổ sung: (1) Hệ thống cấp phát theo số lượng tồn kho tối thiểu (par level system), (2) Hệ thống cấp phát theo hệ thống 2 thùng (two bin system), (3) Mô hình ký gửi (consignment model). Việc cung cấp hàng hoá cho các đơn vị chăm sóc bệnh nhân đóng một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng nội bộ của bệnh viện. Do đó, thông qua việc cung cấp đủ nguyên liệu, bệnh viện có thể đạt được chi phí vận hành thấp hơn nhờ giảm xử lý hàng tồn kho, cải thiện mức độ cung cấp dịch vụ, chăm sóc sức khỏe tốt hơn cho bệnh nhân.

Giải pháp cung ứng hàng hoá cho các khoa hiện hữu:

Quá trình phân phối hàng hoá đến các đơn vị chăm sóc bệnh nhân có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Cách bổ sung hàng hoá truyền thống nhất là hệ thống bổ sung theo yêu cầu. Trong hệ thống này, nhân viên các khoa chăm sóc bệnh nhân sẽ kiểm soát quá trình và quyết định khi nào, số lượng bao nhiêu để đặt hàng bổ sung. Mặc dù đây là cách đơn giản và chi phí vận hành thấp, nhưng nó dễ tạo ra các yêu cầu bổ sung quá nhiều không cần thiết (gây lãng phí) hoặc quá ít không thể chấp nhận được (gây mất an toàn cho người bệnh), đồng thời cách này chiếm quá nhiều thời gian của nhân viên y tế chuyên môn.

Trong nhiều năm, xu hướng đã thay đổi hệ thống truyền thống cho hệ thống trao đổi xe đẩy giúp các chuyên gia chăm sóc sức khỏe dễ dàng thực hiện bổ sung hàng hoá. Trong hệ thống này, hàng hoá được đặt trên một giỏ hàng có thể di chuyển được (dạng xe đẩy) đặt trong đơn vị kho (tại các khoa). Một giỏ hàng khác giống hệt với chính xác cùng một số lượng hàng hoá của giỏ hàng trước sẽ được chuẩn bị sẵn.

Bổ sung hàng hoá cho các khoa sẽ được thực hiện theo một lịch trình được xác định trước bởi giỏ hàng thứ hai (với hàng hoá đã được chuẩn bị đầy đủ). Giỏ hàng đầu tiên khi quay trở về kho trung tâm sẽ được bổ sung hàng hoá trở lại và sau đó sẽ thay thế giỏ hàng thứ hai trong đơn vị kho tại các khoa. Điều dễ thấy đó là hệ thống này đòi hỏi một khoản đầu tư lớn vào xe đẩy hàng hoá và số lượng hàng tồn kho phải được nhân đôi.

Hệ thống cấp phát hàng hoá theo số lượng tồn kho tối thiểu (par level system), hàng hoá sẽ được bổ sung và khôi phục số lượng về mức tối đa. Một số bệnh viện sử dụng biến thể tối thiểu – tối đa cho hệ thống này.

Hệ thống hai thùng (two bin system), mỗi loại hàng hoá sẽ được lưu trữ và phân phối trên hai hộp. Hàng hoá chỉ được lấy để sử dụng từ một hộp. Khi hộp thứ nhất trống (sử dụng hết), nhân viên các khoa sẽ sử dụng hàng hoá từ hộp thứ hai. Các thực tiễn mới sau này liên quan đến hệ thống hai thùng phát sinh, như hệ thống hai thùng cho phép RFID và e-kanban (được hỗ trợ bởi hệ thống công nghệ thông tin). Hệ thống này được triển khai tại các bệnh viện ở nhiều quốc gia khác nhau như Mỹ, Pháp, Nhật Bản, Bồ Đào Nha, …

Mỗi hệ thống bổ sung có ưu điểm, nhược điểm và cách thức hoạt động riêng. Tuy nhiên, các bệnh viện thường chỉ áp dụng một hệ thống bổ sung hàng hoá duy nhất để phân phối vật tư y tế đến các khoa điều trị, điều này cũng chưa giải quyết được tình trạng lãng phí trong sử dụng vật tư y tế.

Giải pháp thay thế: “Quản lý kho tiên tiến”

Sau khi xác định và phân tích các vấn đề hiện có trong các hệ thống bổ sung, giải pháp được áp dụng là sử dụng “Quản lý kho tiên tiến” (Advanced Warehouses, AW), hoạt động như các siêu thị, được hỗ trợ bởi hệ thống công nghệ thông tin.

Quản lý kho tiên tiến phải dựa trên sự kết hợp của cả 3 giải pháp:

1. Hệ thống cấp phát theo số lượng tồn kho tối thiểu (par level system): áp dụng đối với các hàng hoá và vât tư y tế cụ thể và phải ghi hồ sơ khi sử dụng trong công tác chăm sóc và điều trị. Tất cả hàng hoá được lưu trữ đã liên kết mức tối đa và mức tối thiểu trên hệ thống công nghệ thông tin. Hệ thống bổ sung này là căn cứ vào mức tối thiểu. Nếu số lượng hàng hoá dưới mức tối thiểu, một đơn hàng sẽ được kích hoạt với một số lượng cố định (chênh lệch giữa mức tối đa và tối thiểu). Nhà cung ứng đưa hàng hoá đến kho tập trung, tại đây sẽ đọc mã vạch với tham chiếu, lô và ngày hết hạn. Khi sử dụng hàng hoá, nhân viên các khoa phải đăng ký tất cả dữ liệu hàng hoá đã sử dụng vào hệ thống công nghệ thông tin.

2. Hệ thống hai thùng (two bin system): giải pháp này áp dụng đối với các hàng hoá khi sử dụng không cần phải ghi hồ sơ. Quá trình bổ sung hàng hoá lưu trữ được tổ chức bởi hệ thống hai thùng với thẻ Kanban. Hệ thống hai thùng được thiết lập và triển khai ở tất cả đơn vị chăm sóc bệnh nhân của bệnh viện. Bộ phận hậu cần có giải pháp được lên kế hoạch để cung cấp thông tin phản hồi cho các khoa trong trường hợp hết hàng ở kho tập trung, bằng cách đặt một tờ giấy ghi “Stock out” trong thùng chứa hàng hoá.

3. Mô hình ký gửi (consignment model): áp dụng cho hàng hoá, vật tư y tế được ký gửi. Yêu cầu hàng hoá ký gửi được kích hoạt bởi việc đăng ký tiêu thụ tại các đơn vị chăm sóc bệnh nhân tại thời điểm họ sử dụng. Khi nào hàng hoá được sử dụng thì hàng hoá khác sẽ được thay thế. Sau khi hàng hoá được các công ty đưa đến kho tập trung, hồ sơ nhập kho theo mô hình ký gửi sẽ được thực hiện trên hệ thống CNTT, bằng cách đọc mã vạch với tham chiếu, số lô và ngày hết hạn.

Mỗi ngày một email được gửi đến các nhà cung cấp hàng hoá xác định chỉ định hàng hoá nào đã được tiêu thụ. Email này được gửi ngay cả khi không có tiêu thụ bất kỳ sản phẩm nào để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra và đảm bảo hàng hoá chỉ được gửi khi có tiêu dùng. Trong mô hình mới này, trách nhiệm quản lý hàng hoá vẫn thuộc về các nhà cung cấp. Tuy nhiên, bệnh viện có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các sản phẩm được cung cấp. Ngoài ra, hệ thống công nghệ thông tin sẽ không cho phép các nhà cung cấp cung cấp vật liệu không thuộc danh sách vật liệu đã thỏa thuận giữa bệnh viện và nhà cung cấp. Một số bệnh viện, loại hàng hoá ký gửi chiếm trên 25% tổng giá trị sử dụng vật tư y tế.

Hoạt động của tất cả các mô hình đều phải được hỗ trợ bởi hệ thống công nghệ thông tin, cho phép kết nối liên thông mức tiêu thụ và mức tồn kho của từng loại hàng hoá. Ba hệ thống này sẽ hoạt động cùng một lúc làm việc song song trên cùng một đơn vị chăm sóc bệnh nhân.

(Tài liệu tham khảo: “Implementation of Advanced Warehouses in a Hospital Environment – Case study” – Journal of Physics: Conference Series, 2015)

Yhocvn.net (Theo Sở Y tế HCM)

Bác sĩ